Genba su un problema di fatturazione: osservare, comprendere, dimostrare rispetto (sempre e poi sempre!)

 

gemba fatturazione

Photo by Ahmed Saffu on Unsplash

“Non scordarti: “vedere” è molto diverso da “ascoltare” e “fammi vedere” da “raccontami”. Con in testa queste parole della mia coach, ho varcato la soglia dell’ufficio del mio cliente.

Azienda simpatica, le persone sono contente di venire al lavoro tutte le mattine, però l’ambiente è diventato pesante da qualche mese: lo stock di fatture ferme, ancora da inviare ai clienti, è a tal punto aumentato da mettere in pericolo la tesoreria dell’azienda. Dopo non pochi tentativi, abbastanza classici, di risolvere il problema, la situazione non è per nulla migliorata e gli indicatori mostrano un aumento continuo dello stock. Tutti si danno da fare senza tregua, ma al momento nulla di fatto.

 

L’Amministratore Delegato, con tutta la direzione, ha quindi deciso di intraprendere la strada del Lean Management. Sedotti da un modo di fare che li avrebbe portati molto più spesso sul campo, dal rispetto dovuto ai collaboratori, dal challenge e dallo sviluppo delle persone, si sono investiti personalmente nel coaching di un A3 per dare l’esempio e un vero valore aggiunto all’approccio.

Oggi è dunque un giorno importante, si parte per il primo Genba, per capire il processo reale di fabbricazione di una fattura e gli ostacoli che i collaboratori devono affrontare quotidianamente.

Pronti via, scarpe comode, con i membri del comitato direttivo andiamo sul campo: in una filiale in provincia. Con il direttore della filiale, dobbiamo incontrare i tecnici che gestiscono i progetti e che sono gli attori principali del processo, davanti alla loro tastiera stanno mettendo in piedi il piano di fatturazione e stanno compilando le famose fatture, aiutati dalle assistenti.

Prima sorpresa: non tutti hanno lo stesso modo di fare una fattura! Eh già, a seconda dei clienti, del settore pubblico o privato, a seconda delle abitudini di ogni team, scopriamo molta variabilità nei modi di fare degli uni e degli altri. Alcuni ricontrollano con il loro cliente, sulla base di una offerta iniziale, prima di fare la fattura definitiva, altri hanno problemi nella gestione delle modifiche al contratto, altri ancora lottano con il software di gestione per cercare di ottenere le informazioni giuste, necessarie alla compilazione della fattura.

Seconda sorpresa: finite le certezze! Certo le persone non hanno cattiva volontà, ma trovano molti ostacoli; “non capisco nulla nel vostro file di monitoraggio della fatturazione, quindi guardo solo queste 4 colonne (NDR: su 97!)”, “certo che voglio fatturare, ma mi hanno detto di dare priorità ai rapporti di fine missione, quindi…”, “il file crea dei falsi stock, guarda (collaboratore che addita lo schermo)”, “siamo in ritardo perché per recuperare la PIVA ci si mette un sacco, se non si controlla di averla al momento dell’accettazione ordine”, “ah queste (le fatture) so che sono in ritardo (70.000 €), aspetto ancora i dati per l’ultimo intervento (6.000 €) poi faccio tutto insieme”. I problemi sono tanti, se non altro la loro comprensione inizia a essere condivisa.

Giornata ricca e costruttiva quindi, va e vieni costante tra osservazioni e analisi, che portano a nuove domande, quindi a nuove osservazioni, e così via. Cosa hanno imparati quindi i nostri dirigenti? Che i loro team fanno del loro meglio per il bene dell’azienda e che sono loro gli esperti del mestiere, fatturazione compresa. Hanno anche imparato a vedere senza tirare conclusioni affrettate. A mostrare interesse per il il lavoro, anche se ingrato, di ogni persona. E infine a mostrare vero rispetto, affrontando insieme i problemi per fare in modo che tutti abbiano successo a fine giornata.

Questo primo Genba ha fatto da apripista per i prossimi, altre realtà in altre filiali, e altri insegnamenti. E, come da approccio Lean, un miglioramento continuo delle situazioni tramite la risoluzione di problemi uno dopo l’altro, e oggi abbiamo aperto le danze,

Articolo originale di Franck Dufrénoy

 

Cos’è l’Obeya?

obeya

Obeya in giapponese vuol dire “grande sala”. È un luogo di condivisione per un core team (un gruppo di esperti pluridisciplinare), uno spazio dedicato all’analisi e alle decisioni su un argomento importante: come un nuovo prodotto o un nuovo progetto. L’Obeya è un visual management in grande scala applicato alla gestione di progetto. Si rivolge a un gruppo di persone che collaborano su un progetto e che sono pronte a riunirsi in appuntamenti settimanali, pronti a iniziare riti di management, per condividere l’avanzamento del progetto e porne le basi per mettersi in condizione di riuscire nell’impresa. Siamo molto lontani dalle visioni parcellizzate delle organizzazioni in “silos” nelle quali la comunicazione è spesso stressata e inefficace.

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L’Heijunka, o del come fare nella vita vera.

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1.1 la domanda cliente varia ogni giorno, cosa dice il lean?

L’Heijunka è un livellamento del programma di produzione, sia della quantità che del mix di pdotto. Non si tratta di produrre i prodotti seguendo il flusso reale della domanda che può fortemente variare, ma si tratta di prendere il volume totale delle domande cliente in un dato periodo e di riorganizzarlo in modo da produrre ogni giorno la medesima quantità e il medesimo mix di prodotto.

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L’importanza di identificare correttamente i problemi

 

Il miglioramento continuo, uno degli elementi portanti del Lean, è una leva imprescindibile della performance di una azienda. In ogni azienda, dalla PMI al gigante mondiale Toyota – che ha inoltre inventato quello che oggi chiamiamo il Lean Management – questo miglioramento si concretizza nella risoluzione di una moltitudine di problemi. Il Lean propone un metodo scientifico e strutturato per identificare e risolvere questi problemi: il PDCA (plan-Do-Check-Act).

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Il Gemba cliente: una necessità, episodio 2

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Riassunto dell’episodio precedente:

Una delle pratiche fondamentali del Lean consiste nel capire il valore dei prodotti e servizi dal punto di vista del cliente. Questa pratica si impara sul campo, sul gemba, dove le cose succedono. Per scoprire ciò che i clienti si aspettano, per capire cosa li fa sognare, bisogna andare loro incontro. Perché la pratica del Gemba è una vera necessità: racconto di una esperienza cliente che è iniziata il 31 marzo.

Non fatemi perdere tempo:

Giovedì 6 aprile, 6 giorni dopo: sta storia inizia a innervosirmi. Vado a casa mia a recuperare il pezzo di carta che mi permetterà di recuperare il mio modem. Arrivo e constato che… nella cassetta della posta non c’è assolutamente nulla. Uffa! Non c’è il mio nome sulla cassetta. Indi il pacco è all’ufficio postale. Senza relativa ricevuta non posso ritirarlo. Vado a lavorare! In pausa pranzo, rassegnato, chiamo il servizio clienti dell’operatore. Squilla, la voce metallica della segreteria snocciola le opzioni. Arrivo in fondo alle opzioni senza aver trovato quella che fa per me. E non c’è manco l’opzione «vuole parlare con un operatore!!» Riattacco e ricomincio. Colpa mia. Non ho ascoltato attentamente. Ho finalmente trovato un essere umano con cui parlare, Yes! Confesso che, per un istante, un sentimento di felicità mi sfiora l’anima. Buongiorno signora…buongiorno signore, come posso esserle utile? Rispiego. Silenzio… domanda. Rispiego. Ah, non posso aiutarla. Disillusione. Le consiglio di chiamare l’ufficio postale più vicino a casa sua. Dia il numero del pacco che c’è sulla sua lettera.  Lo ritroveranno e potranno dirle se il postino ripasserà o se deve andare a prenderlo lei. Ok, grazie e buona giornata. Ma siamo sicuri? Lo stress mi assale. Secondo servizio clienti della giornata.

Cerco su Google e, molto velocemente, trovo l’indirizzo dell’ufficio postale più vicino. Chiamo. Squilla, Aspetto. la voce metallica della segreteria snocciola le opzioni. Stavolta sto attento, e trovo subito l’opzione che fa per me. La segreteria mi informa che c’è da aspettare, ma che se voglio posso essere richiamato…. Nei prossimi giorni… aspetto. Una voce mi parla, cavolo di già? solo 3 minuti di attesa, un vero record. Buongiorno, come posso aiutarla? Spiego. Ha il codice a barre del pacco? Costernazione. Il codice a barre del pacco? dove lo trovo? il suo operatore non glielo ha comunicato? Silenzio. La signorina mi sta forse dicendo che devo richiamare il servizio clienti del mio operatore? eh no! A questo punto le consiglio di richiamare il suo operatore. Senza codice a barre non possiamo trovare il pacco. Non archiviamo più per indirizzo. Ecco, avevo capito bene. Devo chiamare un’altra volta.  Buona giornata signorina, Mantenere la calma, inspirare, espirare. Farlo per 4 volte. Navy Seals.

Rifaccio il numero del servizio clienti dell’operatore telefonico. Squilla, la voce metallica della segreteria snocciola le opzioni. Seleziono quella giusta al primo colpo. Faccio progressi. Ottimizzo la mia perdita di tempo. Squilla. Aspetto. Buongiorno come posso aiutarla? Riconosco la voce dell’operatrice. La spiegazione è più veloce. Ha il codice a barre? Quale codice a barre? Beh quello legato all’ordine! Ah! ma mica abbiamo un codice a barre! Abbiamo inviato il modem tramite corriere privato. Silenzio. Quindi? cosa pena di fare? Perché la posta VUOLE un codice a barre. Non posso aiutarla, mi spiace. Devo dare il pacco per disperso quindi! Potete rimandarmi un modem? Potrei, ma a sto punto glielo devo rifatturare. Scusi?? Già, è quello che mi dice il sistema e io non saprei come fare diversamente. NO…si…forse. Ne è proprio sicura? SI. Davvero? Mmmmh… aspetti che chiedo. Attenda in linea. Respirazione… Pronto, è ancora lì? Si. Il mio responsabile è in riunione (beh, per forza, è un responsabile!) La richiamo io tra 10 minuti. Aspetto (ancora) la sua chiamata allora, buona giornata.

Quando voglio:

Venerdì 7 aprile, 7 giorni dopo: Yes!! Una ricevuta del corriere! Finalmente… ma non ho ancora messo le mani sul mio modem!

Dove voglio:

Sabato 8 aprile, 8 giorni dopo: corro in posta. Mi trasformo in utilizzatore e faccio la coda. Odio fare la coda. Un quarto d’ora dopo, finalmente il mio turno. Buongiorno. Buongiorno! Carta d’identità!! (per favore). Tenga. L’addetta scompare nel retro e torna con una immensa scatola mezza sventrata e riparata a suon di nastro adesivo. Mi spiace, il pacco ha subìto dei danni. Costernazione. Vedo. Do una occhiata perplessa alla dimensione della scatola, tenendo conto di ciò che dovrebbe contenere: un piccolo modem. In effetti in fondo c’è un’altra scatolina molto più piccola. Prendo solo la scatola piccola grazie. No! Come: no?! Non abbiamo la pattumiera differenziata per gli scatoloni. Deve portarsi via tutto. C’è una pattumiera davanti all’entrata. Deve provvedere lei allo smaltimento. Navy seals (x8)!!! Non sono che un utilizzatore. Prendo il mio modem, esco e butto il maledetto scatolone nel pattume straripante. Torno a casa. Parto per il weekend.

La mia soddisfazione rasenta il minimo storico

Datemi tutto ciò che voglio:

Domenica 9 aprile ore 22, 9 giorni dopo: Ansioso, mi avvento sulla scatola del modem. Finalmente la mia agognata connessione internet. Spargo il contenuto sul tavolo della cucina. Il mio sguardo passa dalla presa telefonica installata a pochi passi da me, sulla parete di fronte al tavolo, dal tavolo alla presa. Devo arrendermi all’evidenza. Rimetto il contenuto nella scatola. La presa telefonica e il filtro ADSL non sono nella scatola. Impossibile installare il modem! Leggo la documentazione “se la resa telefonica e/o il filtro ADSL non sono nella scatola passi nel punto vendita più vicino a lei a ritirarlo” . Ditemi che stanno scherzando, vi prego! Si sono organizzati per fare ulteriormente diminuire la mia soddisfazione.

Quando voglio:

Lunedì 10 aprile: sono fuori per lavoro.

Martedì 11 aprile: sono fuori per lavoro.

Non fatemi perdere tempo:

Mercoledì 12 aprile, 12 giorni dopo: vado in uno dei negozi dell’operatore per recuperare la presa e il filtro. Attesa: mezz’ora. Riparto con presa e filtro. Ore 22 decido di iniziare l’installazione. Stavolta ho davvero tutto quello che mi serve. 5 minuti e sarà fatta! Attacco la presa poi il filtro, Connetto il filo blu al modem e poi al filtro. Accendo il modem. Premo il pulsante ON, Delle lucine blu intermittenti danno segni di vita. E, come da istruzioni, io aspetto. Aspetto mezz’ora. Aspetto.

Siate affidabili:

Mercoledì 12 aprile, 12 giorni dopo: mezz’ora dopo la connessione pare essere attiva. Recupero user ID e informazioni sulla connessione sul retro del modem.

Apro il mio pc. Configuro la connessione, Incredibile, funziona! Il wifi è connesso. Apro la pagina web. Scrivo un indirizzo a caso e… non funziona: “non siete connessi a Internet”. Costernazione. Tutte le lucine sono accese…

Occhiata veloce alle istruzioni. Ah, non proprio tutte le lucine. Quella che somiglia a un mappamondo non è accesa. Spengo tutto.

Rassegnato tiro su il telefono e prendo un appuntamento con il tecnico per il sabato successivo tra le 8 e le 12. Ecco! Io che non sapevo cosa fare sabato mattina. “Ci fu un’epoca in cui Internet non esisteva…”. Con questo pensiero in testa vado a dormire.

Quando voglio: 

Sabato 14 aprile, 8 e un quarto, 14 giorni dopo : Il tecnico si presenta e riparte dopo 2 ore dopo aver testato la linea nell’appartamento, essere sceso in cantina, aver scoperto con orrore il groviglio di cavi, essere risalito, avere ritestato una seconda volta la linea, essere uscito in strada per controllare la centralina, essere scomparso nuovamente in cantina, essere risalito per ri-ritestare la linea, avere giurato che comunque porca misera un tale groviglio di fili non si è proprio mai visto, essere risceso in cantina, essere riuscito per strada, essere tornato e FINALMENTE, si FINALEMENTE aver acceso il modem , avere aspettato i soliti 30 minuti. E ecco apparire, dopo 14 interminabili giorni, la connessione internet. Sono connesso al mondo, all’universo! Alleluia, alleluia!

Mo’ che ci penso, cosa sono ‘sta presa e ‘sto filtro qui accanto al modem?

In questa domanda, che può apparire semplice, la mia esperienza cliente viene messa duramente alla prova. Nessuna delle mie attese è stata soddisfatta. Volevo un servizio immediato e efficiente, buono al primo colpo. Il servizio che mi è stato offerto è stato lungo, laborioso, dalla sottoscrizione del contratto fino all’allacciamento e alla messa in funzione della connessione.

Se avesse solo voluto andare sul gemba del cliente, questo operatore avrebbe potuto scoprire molti punti di miglioramento del suo servizio:

La soddisfazione del cliente prima di tutto:

  • Nel punto vendita: insegnare al personale l’ascolto del cliente, per non proporre prodotti che noi clienti non vogliamo comprare.
  • Nel processo di consegna: proporre dei modem disponibili in negozio, invece di obbligare il cliente a spostarsi a destra e manca rincorrendo il proprio modem.
  • Il prodotto: proporre un kit completo, contenente presa telefonica e filtro ADSL, che permetta la connessione immediata evitando uno spostamento inutile al cliente.

Poi il servizio tecnico:

  • Pensare a modi di fare diversi, meno complicati, per rendere il lavoro del personale tecnico meno stressante. Il che, per inciso, permetterebbe di aumentare il numero degli interventi nella giornata, ridurre i costi di manutenzione e rendere le installazioni più affidabili.

La pratica del Gemba cliente è dunque essenziale, In primis permette di comprendere meglio i propri prodotti e mostra la strada per renderli più attraenti agli occhi dei clienti. Poi, mette in evidenza gli assi di miglioramento dei processi e dell’ingegnerizzazione per migliorare le condizioni di lavoro e aumentare l’efficacia operativa.

Articolo originale di Pierre Jannez