Lo spirito Kaizen

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Lo spirito kaizen, uno dei valori a cui mira il pilastro «miglioramento continuo» del Toyota Way, l’ideale di management di Toyota, è sia un processo di apprendimento che una filosofia. Tutti possono prendere in carico un argomento e ottenere la collaborazione degli altri colleghi per risolvere un problema.

«Miglioriamo le nostre operazioni di continuo, cercando sempre l’innovazione e l’evoluzione»

Il Kaizen è l’adoperarsi per puntare all’eccellenza tramite la ricerca permanente di piccoli miglioramenti, sul campo, ogni giorno, da parte di ogni collaboratore dell’azienda.

  • Il primo postulato dello «spirito Kaizen» è accettare che le cose non siano perfette. Tutto può essere migliorato, sempre.
  • Il secondo postulato, è quello di considerare che il modo migliore per ottenere questi miglioramenti è quello di trattarli localmente, un passo dopo l’altro, coinvolgendo i collaboratori nel miglioramento del loro ambiente di lavoro.

Questo atteggiamento contrasta con quello, frequentemente osservato nei manager dell’IT, che consiste nel favorire i grandi progetti di miglioramento: revisione completa del sistema informatico, deployment di un nuovo strumento di workflow, sviluppo di un nuovo processo di gestione dei progetti, ecc.

Invece di intraprendere grossi progetti, o almeno in complemento, il manager lean cerca di sviluppare in ogni collaboratore una nuova abitudine: vedere e prendere coscienza in ogni istante di nuove piste di miglioramento nel proprio lavoro, e metterle in opera velocemente, a piccoli passi, giorno dopo giorno

Lo spirito Kaizen è descritto in dieci regole:

  1. Sfidare lo status quo. Challenger lo status quo. Rimettere costantemente in cause le prassi in uso.
  2. Pensare a come fare, piuttosto che perdere tempo a spiegare perché non si può fare.
  3. Non scusarsi, non dare colpe, non criticare. Andare a vedere come funziona il processo.
  4. Non mirare alla perfezione al primo colpo. Perseguire il 50% del miglioramento subito.
  5. Fare bene prima di fare più in fretta.
  6. Trovare delle soluzioni a costo zero.
  7. Continuare a trovare delle idee anche nei momenti di difficoltà
  8. Porsi 5 volte la domanda «perché?» e trovare la causa radice.
  9. Cercare le idee di 10 persone piuttosto che affidarsi al sapere di una solamente.
  10. Le opportunità di miglioramento sono infinite.

Accettare i problemi

Per un responsabile che scopre questo metodo di management, il primo passo da compiere è quello di accettare che i problemi diventino visibili in tutta le sua organizzazione, quotidianamente. In pratica si tratta di una vera rivoluzione manageriale.

Affinché questo approccio al lavoro funzioni, il manager deve saper creare un clima di fiducia : nessun collaboratore deve mai essere sanzionato per aver evidenziato un problema, altrimenti le aree di miglioramento resteranno inesplorate.

Formarsi alla risoluzione di problemi

Il secondo passo che il manager deve fare concerne l’acquisizione delle competenze necessarie. Ogni miglioramento Kaizen è una forma più o meno spinta di PDCA (Plan-Do-Check-Act, metodo scientifico e iterativo di rivoluzione di problemi). Per sostenere il Kaizen nei suoi team, il manager deve conoscere il PDCA ed essere capace di guidare i suoi collaboratori nella sua attuazione.

Per un’azienda che si ingaggia nella pratica del lean, è dunque di capitale importanza definire una strategia per formare i manager a guidare il miglioramento, e questo, qualunque sia il livello del manager (DIT, responsabile di produzione, manager di prossimità)

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