Misurare per vedere la performance

Non molto tempo fa, un capo progetto in informatica mi spiega, un po’ amareggiato, che vorrebbe dimostrare al suo capo i progressi del team che guida da 2 anni e mezzo, ma che non sa da che parte cominciare.

Piano sequenza coaching 🙂

  • (Io) Che idea hai, che finalità hai?
  • (CP) Far vedere al mio capo (NDR: capo del suo capo) che il team è molto cresciuto e che è molto cambiato da quando sono arrivato.
  • Come fa il team a sapere che è cresciuto?
  • Discutono meno. C’è più collaborazione, di coesione. Hanno ritrovato il sorriso, condividono le difficoltà e non vogliono più cambiare posto di lavoro.
  • Ciò che dici è molto importante, ma il team sa misurare tutto questo?
  • No, e io nemmeno.

  • Il team utilizza degli indicatori per visualizzare la performance?
  • No…
  • Prima di presentare i dati la tuo capo, chi deve essere cosciente di questa crescita?
  • … io?
  • Si, poi?
  • Il team?
  • Si e perché?
  • Perché è il team che ha prodotto?
  • Esatto! È il risultato del tuo coaching da 2 anni e mezzo a questa parte, ma è anche e soprattutto il frutto del lavoro del team, della partecipazione di ognuno di loro. Normalmente, nel Lean, è il team che deve definire i propri indicatori di performance. Non deve essere il responsabile a imporre degli indicatori di controllo che lo aiutino a produrre i suoi report; si tratterebbe di taylorismo. Per rispondere in modo semplice alla tua domanda: come potresti aiutare il tuo team a rendere la sua performance di questo periodo visibile?
  • Calcolando un indicatore di performance e presentarlo al team?
  • Ok, partendo da quali elementi reali e, soprattutto, facilmente reperibili?
  • Il numero di giorni dei resoconti quotidiani?
  • Può essere una pista da esplorare. In Agile e nel Lean ci si interessa soprattutto a cosa, o a chi?
  • Al valore fornito al cliente?
  • Esatto e quindi?
  • IL numero di giorni non evidenzia il valore fornito al cliente. Dovrei guardare il numero di giorni venduti all’anno così si può vedere che il team produce di più. Inoltre posso pure calcolare la produttività media del team.
  • Vuoi provare?
  • Si, lo calcolo e ti invio il grafico, Grazie!
  • Fai il grafico a mano.
  • Ah! Perché?
  • Il tuo cervello farà i calcoli e le tue mani il grafico al posto di Excel. Così memorizzerai le informazioni e il modo di fare.

Dopo meno di 15 minuti ricevo il seguente grafico.

misurare-perf1

  • (Io) Fantastico! Il team cosa impara con questo grafico?
  • (CP) il suo progresso.
  • Si… e come fa a vederlo?
  • Beh… tramite la differenza tra il 2014 e il 2016, no?
  • Ok, ma con un discreto sforzo mentale… come possiamo fare in modo diverso?
  • Una linea che mostra la tendenza?
  • Cerca di dimenticare Excel!! Pensa in modo semplice.
  • Rosso e verde?
  • Si! Anche se a oggi non hai un obiettivo, puoi considerare che verde e sopra lo zero.
  • . ci provo.
  • Aspetta! Per questo grafico, hai un intervallo molto lungo: l’anno. Immagina che il team abbi auna grafico settimanale, come farebbe a ricordarsi cosa è successo nelle settimane verdi o rosse?
  • Mettendo delle spiegazioni sul grafico?
  • Più semplice.
  • Una “nuvoletta” su ogni istogramma?
  • Si

Nuova versione del grafico:

misurare-perf2

  • (Io) Molto bene. Adesso cosa ne fai?
  • (CP) vado a farlo vedere al capo!
  • Ricordati cosa ci siamo detti: chi deve vederlo prima?
  • Ah giusto! Il Team! Ma se il mio capo vede il grafico nell’ufficio del team e non è stato messo al corrente…
  • Mica stai rivelando i dati aziendali! Stiamo parlando dei dati del tuo team.
  • Ok
  • Per l’anno in corso puoi continuare a calcolare questo indicatore. Quale sarebbe il tuo obiettivo per aiutare il tuo team a vedere la sua performance?
  • Che sia il team a calcolare il suo indicatore?
  • È un’idea. Il team non avrebbe degli altri elementi per calcolarla in modo diverso? visto che state andando sempre più verso Agile?
  • Il numero di stories realizzate?
  • Il numero di stories consegnate! Ciò che è importante, è quello che consegniamo al cliente. Delle stories realizzate ma che no possono non essere consegnate al cliente.

Questo indicatore ha un effetto “WOW” sul team. Che ha potuto vedere il suo progresso e, a partire da questo indicatore, costruirne di nuovi. Il capo non ha avuto da ridire con il capo progetto sull’utilizzo di tale indicatore. In effetti non sappiamo neanche se ha visto il grafico! Quindi possiamo porci la legittima domanda: questo manager pratica il Gemba?

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