Il “red bin” non serve solo per i pezzi difettosi

red bin

Durante il coaching di un team che faceva i suoi primi passi nel lean management mi sono chiesto come potevo mettere in evidenza la mancanza di autonomia di alcune persone, nel trattare alcuni argomenti. Così, in seguito, avrei potuto fare il legame con l’importanza della matrice delle competenze.

È assolutamente normale che una persona non sappia fare tutto e che non abbia tutte le competenze necessarie per svolgere anche compiti che, apparentemente, possono sembrare più semplici. È come per un meccanico che per mesi è stato relegato a cambiare pneumatici e che da un giorno all’altro si trova a dover cambiare marmitte o riparare motori: le competenze necessarie non sono esattamente le stesse. Certo, nella migliore delle ipotesi, avrà avuto diritto a una formazione ad hoc. Però avendo una esperienza limitata non potrà sapere tutto. L’idea è quella di trasmettere le corrette competenze al momento giusto, alle persone che ne hanno bisogno.

Rispetto per le persone

Precisiamo, prima di continuare, che non sapere perfettamente eseguire un lavoro non è né una colpa né una vergogna. Il manager del team deve accorgersene e fare il necessario perché la persona in questione possa migliorare le proprie competenze, e quindi aumentare il proprio livello di autonomia. Questo fa parte del Toyota Way, secondo pilastro “rispetto per le persone”, il cui obiettivo è di dare a ognuno i mezzi per poter riuscire al meglio la propria giornata di lavoro.

L’argomento del miglioramento delle competenze è uno dei criteri che, ogni per lavoratore, non può essere disatteso in ogni ambiente lavorativo per poter dare il meglio di sé stessi (vedi l’articolo Le bien-être au travail en 12 points)

Red Bin

Durante uno scambio con un collega coach con più esperienza di me, siamo arrivati all’idea di utilizzare i red bin per le pratiche che una persona non riesce a portare a termine, cioè utilizzarlo nel momento in cui ci si ritrova in una situazione che obbliga alla richiesta di aiuto ad un collega, che sia del proprio ufficio o di un altro. Normalmente il red bin è utilizzato per mettere in evidenza i “pezzi difettosi” per poi poterli meglio analizzare e ripristinare (Pareto, PDCA).

Trattare altri argomenti e rendere il lavoro visibile

Non appena una persona si imbatte in questa tipologia di pratiche, la disposizione è quella di non cercare di risolverla, anche se si tratterebbe di un approccio lodevole. Infatti, passando più tempo del necessario per il trattamento di questa pratica, non si possono prendere in carico altre pratiche potenzialmente più semplici e quindi risolvibili immediatamente; e quindi per il cliente si traduce in un tempo supplementare di attesa.

Inoltre, chiedendo aiuto ad un collega lo si interrompe nel suo lavoro, aumentando la probabilità di produrre “pezzi” difettosi, e quindi risposte non corrette al cliente. Infine, il team leader può non essere a conoscenza della mancanza di competenze perché il suo lavoro non è quello di ascoltare le conversazioni tra i suoi collaboratori. L’obiettivo del team è quello di soddisfare il più alto numero di clienti possibile durante la giornata lavorativa, senza per questo, ed è importante, essere sotto pressione (rispetto per le persone).

Per evidenziare la pratica problematica, la persona stampa copia della suddetta, se possibile, o trascrive le informazioni su un post-it, e lo deposita nel red bin della sua attività. IL red bin deve essere analizzato almeno due volte al giorno dal team leader, o dall’esperto del team, in modo da poter identificare gli argomenti di formazione necessari per i singoli collaboratori, che così potranno avere formazioni mirate e sul campo per essere sempre più autonomi nella loro attività.

“Due piccioni con una fava”

Lo stesso red bin può diventare un elemento di verifica per verificare l’efficacia della trasmissione dell’informazione (e quindi dell’aumento delle competenze). Difatti, dal giorno successivo alla formazione, il problema affrontato non dovrebbe più apparire nel red bin. In caso contrario, è meglio rivedere le modalità e il contenuto della formazione dispensata.

I red bin non si lasciano ammuffire

In ultimo, un consiglio: lasciare che il red bin si riempia senza che analizzarlo non porterà alcun beneficio al team. Anzi, si può dire che agisce contro l’interesse del visual management. Aggiornare quotidianamente gli indicatori e riempire i red bin senza dare i mezzi per agire al team non serve a nulla. Ricordiamo che il visual management è creato da e per il team : il team deve appropriarsene, usarlo e rifarlo se sarà necessario.

Articolo originale di Jean-Philippe Douet

 

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