Cos’è uno standard di lavoro (2)

La prima parte di questo post sugli standard la troverete qui.

standard foto

Durante la redazione di uno standard di lavoro ci si può lasciar tentare dalla strada più facile, molto spesso senza rendersene conto. DI seguito troverete qualche trucco e qualche punto di attenzione che potrà evitarvi di prendere la strada più facile, portandovi invece a utilizzare lo standard nel migliore dei modi:

  • Siate molto attenti alle 3 colonne dello standard: azioni (una alla volta), punti di controllo (come posso essere certo di avere eseguito l’azione nel modo corretto?) e perché lo faccio (perché questa azione è utile? Quali sono gli impatti di un eventuale errore?)
  • Ogni mestiere ha una parte ripetitiva di routine molto più importante di quello che si possa pensare, che può essere analizzata e standardizzata.
  • Gli elementi devono essere definiti e descritti in un processo standardizzato per poi poter essere insegnati efficacemente: sia informazioni mal identificate e trasmesse bene, che delle informazioni identificate bene e trasmesse male, porteranno a risultati diversi da quelli attesi vanificando lo strumento.

Attenzione:

Assolutamente da evitare: descrivere o redigere lo standard al posto del formatore o dell’esperto designato. Questa tentazione, peraltro molto frequente, porta alla negazione dell’obiettivo principale che è quello di rendere alle persone almeno una parte della loro autonomia.

Concepire o redigere uno standard partendo solo dalle conoscenze dell’esperto, senza confrontarsi alla realtà del lavoro, vi porterà a avere uno standard in parte inapplicabile o inesatto. Concepire lo standard da soli, senza averlo fatto utilizzare e migliorare, una prima volta, da una persona che non ha conoscenze, può portare a standard incomprensibili.

  • Durante la redazione, fate rileggere il documento da una persona inesperta, che ancora non conosce l’operazione che state prendendo in considerazione, o lavorate in coppia.
  • Create un “raccoglitore degli standard” dove archiviare tutti gli standard aggiornati e stampati, e se necessario, create anche il formato numerico.

Attenzione:

Il formato numerico condiviso è molto vantaggioso per i team virtuali (in pratica team che lavorano a distanza) perché permette a tutti i collaboratori di accedere allo standard sempre e da ovunque. Ma l’organizzazione dei documenti deve essere gestita meticolosamente per non finire con l’essere una directory “archivio” dove si accumulano documenti vari e dove poi diverrebbe difficile se non impossibile ritrovare facilmente quello che si sta cercando.

Articolo orginale di Justine Slimane

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