Cos’è l’Obeya?

obeya

Obeya in giapponese vuol dire “grande sala”. È un luogo di condivisione per un core team (un gruppo di esperti pluridisciplinare), uno spazio dedicato all’analisi e alle decisioni su un argomento importante: come un nuovo prodotto o un nuovo progetto. L’Obeya è un visual management in grande scala applicato alla gestione di progetto. Si rivolge a un gruppo di persone che collaborano su un progetto e che sono pronte a riunirsi in appuntamenti settimanali, pronti a iniziare riti di management, per condividere l’avanzamento del progetto e porne le basi per mettersi in condizione di riuscire nell’impresa. Siamo molto lontani dalle visioni parcellizzate delle organizzazioni in “silos” nelle quali la comunicazione è spesso stressata e inefficace.

Normalmente si illustra il metodo Obeya con degli esempi del mondo industriale, o del mondo dell’IT ma il suo campo d’azione e molto più esteso e si integra facilmente nei contesti di ingegnerizzazione di prodotti.

A cosa serve?

Si costruisce una Obeya per:

  • chiarire le idee di ognuno, evitare ambiguità e fare emergere nuove idee.
  • Allineare gli obiettivi di ognuno e creare un team coeso.
  • Portare a galla i nodi difficili, mal gestiti o a rischio e quindi mettere in evidenza i problemi man mano appaiono.
  • Per avere successo in progetti complessi/trasversali.

Mettendo le esigenze e le preoccupazioni del cliente al centro delle discussioni.

Ma anche gestendo la qualità: si eliminano i difetti a monte nella costruzione per evitare correzioni complesse e costose a fine progetto, per evitare la ripianificazione, per evitare arbitrati…

E infine gestendo i tempi e i costi: riducendoli facendo solo azioni utili, a valore aggiunto.

La collaborazione tra membri del progetto permette di rendere esplicito l’implicito, tramite una comunicazione diretta, migliorata. Questa condivisione permette ai membri del core team di andare avanti insieme, guardando nella stessa direzione come team, per poi iniziare il miglioramento continuo. Questo si evidenzia in tre assi:

  • Comprendere insieme la situazione reale: quello che bisogna fare, quello che sappiamo e quello che non sappiamo fare; si è allineati
  • Vedere insieme: come avanza il progetto, se la situazione attuale è normale o non lo è, le difficoltà trovate.
  • Agire insieme: su delle azioni concrete e che creano valore.

Come costruire una Obeya?

L’Obeya è costituita da 7 pannelli:

  • visione e obiettivi: questo primo pannello permette di dare un senso al lavoro spiegando quello che l’azienda si aspetta dal progetto e come la partecipazione di ognuno contribuisce al successo.
  • Voce del cliente: qui si identificano precisamente e si quantificano le aspettative del cliente per poterlo soddisfare totalmente
  • Descrizione del prodotto (obiettivo ed intermedio)
  • Macro piano
  • Micro piano o gestione della produzione
  • Indicatori di performance
  • Risoluzione di problemi: questo ultimo pannello è dedicato all’identificazione, la classificazione degli ostacoli e dei problemi incontrati, poi la risoluzione dei problemi tramite PDCA, A3, QRQC.

Questi 7 pannelli non lasciano spazio al caso perché il successo è alla portata del core team. Permettono a tutti di lavorare insieme e in modo sereno limitando al massimo la burocrazia.

 

Articolo originale di Justine Slimane

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